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Die Ratiodata schaut, wie alle Unternehmen, auf ein besonderes Geschäftsjahr zurück. Was man nicht für möglich gehalten hätte trat ein und stellte viele Organisationen vor große Hürden. Heute steht ein Jahrestag an der nicht gefeiert werden soll, aber zum Innehalten einlädt. Wir möchten einen Blick ins Innere der Ratiodata werfen und reflektieren wie „Ein Jahr unter Corona“ für uns verlief.

Am 28. Februar 2020 kommuniziert die Geschäftsführung erstmals über das Virus. Über den Geschäftsführungs-Blog im Social Intranet werden erste Maßnahmen vorgegeben, um die Ausbreitung möglichst zu verhindern. Unter der Überschrift „Ernst nehmen – aber nicht überreagieren“ werden digitale Infobroschüren der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA) an die Mitarbeiter*innen verteilt, eine Videoanleitung zu Hygieneregeln und informative Links über Präventionsmaßnahmen bereitgestellt.

Darüber hinaus gibt es auch Hinweise zum persönlichen Verhalten in der Ratiodata. So heißt es bereits im Februar: „Gibt es Anzeichen einer Infektion bei einem selbst oder einem Verwandten, ist der ärztliche Bereitschaftsdienst anzurufen und aus dem Homeoffice zu arbeiten.“ Damit werden schon früh die in der Ratiodata geltenden Regelungen für das mobile Arbeiten erweitert und eine Ausbreitung im Unternehmen unterbunden. Um möglichst schnell reagieren zu können, werden die Mitarbeiter*innen dazu angehalten ihr mobiles IT-Equipment jeden Tag mit nach Hause zu nehmen. So soll im Fall einer Standortschließung oder beim Auftreten von Symptomen bei Kolleg*innen sichergestellt werden, dass die Arbeit von Zuhause aus erfolgen kann.

Aber wieso war es möglich so schnell auf die neuen Gegebenheiten zu reagieren? Bereits im Jahr 2017 beschließt die Ratiodata, dass alle Mitarbeiter*innen mit der gleichen Arbeitsplatzhardware ausgestattet werden. Sie hat sich zum Ziel gemacht auf diesem Gebiet ein Vorreiter zu werden. Deshalb haben alle Mitarbeiter*innen eine Arbeitsplatzausstattung erhalten, die nicht nur auf dem neusten technischen Stand, sondern auch mobil einsetzbar ist. Eine einheitliche Gestaltung der verwendeten Software rundet das Portfolio ab und ermöglicht eine bestmögliche, standortübergreifende Zusammenarbeit aller Kolleginnen und Kollegen.

„Als IT-Systemhaus gehört es zu unserem Tagesgeschäft, innovative Lösungen frühzeitig zu erkennen und deren Nutzen richtig einzuschätzen. Eine Pandemie haben wir bei der Ausstattung für mobiles Arbeiten natürlich nicht im Sinn gehabt. Aber der Trend zu mehr Arbeit im Homeoffice zeichnete sich langsam ab. Wir waren uns über die Vorteile schon früh einig“, erklärt Martin Greiwe, Vorstandssprecher der Ratiodata.

Doch auch die beste Ausstattung kann Mitarbeitenden nicht die Ängste nehmen, die eine Pandemie bei ihnen gegebenenfalls auslöst. Gleichzeitig muss dafür Sorge getragen werden, dass die Arbeit konstant fortgesetzt wird, da ein Ausfall spürbaren Einfluss auf die Prozesse der Gesellschaft hätte. Das Wort „Systemrelevanz“ ist nun in aller Munde.

Rund 250 Field-Service-Techniker*innen sind im ganzen Bundesland täglich im Einsatz, um unter anderem die Funktionsfähigkeit von Bankautomaten sicherzustellen. Die Versorgung der Bevölkerung mit Bargeld spielt vor allem in (drohenden) Krisenzeiten eine wichtige Rolle. Darüber hinaus versorgt die Ratiodata, als eines der größten IT-Systemhäuser Deutschlands, eine große Zahl an Unternehmen mit Hardware, übernimmt die Wartung der IT und unterschiedliche Managed Services. Neben vielen Unternehmen aus dem Finanzsektor, gehören dazu auch Krankenkassen, die in Pandemiezeiten eine zentrale Rolle in der Gesundheitsversorgung einnehmen. Ebenso baut eine Vielzahl von Unternehmen auf die Verarbeitung von Dokumenten im Tagesgeschäft, wie der von der Ratiodata gemanagte digitale Posteingang.

Es bedarf also durchaus etwas Geschick und Weitsicht, um die Arbeit aufrechtzuerhalten und die Gesundheit der Kolleg*innen bestmöglich zu schützen. Schon früh, zu Beginn der Pandemie, wird deshalb eine Task-Force aus den Leitern der ersten und zweiten Führungsebene und verschiedenen Fachspezialisten zusammengestellt, die sich täglich über den aktuellen Status und Maßnahmen austauscht. Sie soll die Maßnahmen zur Einschränkung des Virus beschließen und darüber entscheiden, in welchem Umfang Versorgungsmaterialien zur Verfügung gestellt werden. Bis heute hat die Ratiodata über 100.000 Masken bestellt und an die Mitarbeiter*innen verteilt. Darüber hinaus gibt es an allen Standorten Distanz-Fiebermessgeräte, Desinfektionsspender an allen Eingängen und auf den Fluren, sowie „Verkehrsregeln“ und Meetingraum-Regeln, um unnötige Begegnungen zu vermeiden und dort wo sie stattfinden müssen, so sicher wie möglich zu gestalten.

Schnell wird indes klar, dass Maßnahmen allein nicht reichen. Ganz im Gegenteil: Die Einschränkungen können sogar zu Verunsicherung bei der Belegschaft führen und sich negativ auf das Stimmungsbild auswirken. Ein stringentes Krisenmanagement mit integrierter Kommunikation wird von der Ratiodata deshalb mit derselben Priorität verfolgt, wie die Maßnahmen selbst.

Über das Social Intranet kann schnell und flächendeckend über eingeleitete Schritte und Updates im Unternehmen informiert werden. Die, durch eine gut strukturierte interne Kommunikation etablierte Kommentarkultur, ermöglicht es der Task Force die Stimmung im Unternehmen einzufangen. Die Kommunikation soll nicht statisch werden, aber regelmäßig stattfinden. Dabei wendet sich die Task-Force bis heute über 40-mal in seinem Blog an die Belegschaft und nutzt zusätzlich im eigenen Green-Screen-Studio produzierte Videos zur internen Kommunikation. Aber es geht nicht ausschließlich um Präventionsmaßnahmen in Gebäuden der Ratiodata. Durchs genaue Zuhören wird klar, dass die ständige Arbeit von Zuhause bei einigem Kolleg*innen als Belastung wahrgenommen wird. Es werden deshalb Tipps zur Arbeit im Homeoffice an die Mitarbeiter*innen ausgegeben, die eine spürbare Entlastung herbeiführen sollen.

Und die Kolleginnen und Kollegen sind dankbar. Nicht nur das interne Feedback in den Kommentarspalten macht dies deutlich. Auch in Jobbewertungsportalen wie kununu finden sich viele positive Resonanzen in Bezug auf die Kommunikation in der Krise. Darüber hinaus wird das Thema in der anstehenden Mitarbeiterumfrage aufgegriffen, um sicherzustellen, dass mit der Strategie alle Mitarbeiter*innen abgeholt und gehört werden.

Die Ratiodata verliert dabei nicht aus den Augen, dass andere Institutionen unter der Pandemie leiden. Rund 1.000 Masken spendet die Ratiodata dem Altenzentrum Maria-Hötte-Stift des Caritasverbands Münster. Sie sollen vor allem zum Schutz der betreuten Menschen und des Personals vor dem Corona-Virus dienen. Gleichzeitig wird ein Teil der Belegschaft aktiv, sammelt Heftstreifen und näht Masken, die an caritative Einrichtungen gespendet werden. Ein Klima der Solidarität entsteht und ist längst zum Motto der Mitarbeiter*innen geworden: Gemeinsam können wir gut durch diese schwere Zeit kommen.

Ratiodata und Microsoft vertiefen ihre erfolgreiche Partnerschaft. Der unterzeichnete Partnervertrag autorisiert die Ratiodata als ersten offiziellen Service Provider für Microsoft Surface Produkte in Deutschland. Die Partnerschaft ist Teil eines neuen Programms von Microsoft. Ziel der engen Zusammenarbeit ist die Implementierung eines Reparaturservice für Kunden.

„Die langjährige Expertise der Ratiodata für qualitätsgesicherte Reparaturprozesse und unkomplizierten Austausch-Service hat uns überzeugt, mit dem IT-Systemhaus einen bis dato neuen Weg in der Servicepartnerschaft zu gehen“, sagt Jörg Kreykamp, Director Commercial Surface Germany von Microsoft. Die Ratiodata wurde von Microsoft als erster Service Provider für Microsoft Surface Produkte in Deutschland autorisiert. Die Partnerschaft ist Teil eines neuen weltweiten Microsoft-Programms.

Das Programm ermöglicht Geschäftskunden unkomplizierte Reparaturen von ausgewählten Surface Geräten. Jörg Kreykamp: „Die Basis bildet ein Netzwerk aus autorisierten Service Providern. Damit können wir Unternehmen mit kritischen und regulierten Infrastrukturen noch schneller in Support-Fragen rund um Surface helfen.“ Die Ratiodata freut sich über die Partnerschaft und die neuen Möglichkeiten: „Der konsequente Ausbau unserer Service-Dienstleistungen ist ein zentraler Bestandteil unserer Unternehmensstrategie“, erklärt Dr. Michael Stanka, Vorstand der Ratiodata. „Die Autorisierung als Microsoft Service Provider unterstützt uns dabei, den wachsenden Sicherheitsanforderungen unserer Kunden gerecht zu werden und einen optimalen Reparaturservice anzubieten. Fortan können wir die Reparaturdienstleistung von Microsoft Surface Produkten eigenständig und ohne Dritte anbieten.“